文件受控與文件控制

一、文件受控
    受控文件在GB/T19000—2000、GB/T19001—2000以及GB/T19023—2003等標準中沒(méi)有明確的定義，這些標準中只提到文件控制的概念，因而關(guān)于受控文件的說(shuō)法各不相同。一種觀(guān)點(diǎn)認為：受控文件的重要特征是受組織控制并能對其進(jìn)行更改，對通過(guò)其他渠道收集或由特殊渠道提供的外來(lái)文件，都可視為非受控文件。
    另一種觀(guān)點(diǎn)則認為，外來(lái)文件也是受控文件。
    筆者贊同第一種觀(guān)點(diǎn)。
    從GB/T19023—2003標準6.5條款可知：用于投標、顧客非現場(chǎng)使用及其他特殊發(fā)放的文件，不要求對其更改進(jìn)行控制，對此類(lèi)文件應作為非受控文件明確標識。由此可見(jiàn)，非受控文件的重要特征視此類(lèi)文件不要求對其更改進(jìn)行控制，其含義有兩點(diǎn)：
    其一，對更改進(jìn)行控制既沒(méi)有必要，也沒(méi)有意義。如生產(chǎn)計劃、質(zhì)量月報、與季節有關(guān)的作業(yè)指導書(shū)等，此類(lèi)文件是有時(shí)效性的，到期自動(dòng)作廢，不必回收，更沒(méi)必要對其內容進(jìn)行更改控制。
    其二，組織無(wú)權進(jìn)行更改控制。如國家的法律法規、標準及設備儀器的說(shuō)明書(shū)、手冊等文件，組織智只能進(jìn)行標識、分發(fā)和控制使用，并及時(shí)跟蹤相關(guān)文件的最新版本。
    GB/T19023—2003標準6.5條款的“注”指出，如果沒(méi)有對此類(lèi)文件實(shí)施有效的控制，可能會(huì )造成作廢文件的誤用。可見(jiàn)，對非受控文件也必須進(jìn)行有效控制，以避免作廢文件的誤用，只是其內容可不實(shí)施更改控制。組織對文件的控制體現在許多方面，而不僅僅在于控制其更改，非受控文件并不是不需要進(jìn)行控制的文件。受控文件的重要特征是組織能夠對其內容進(jìn)行更改控制。
    二、文件控制
    GB/T19001—2000標準4.2.3條款指出，質(zhì)量管理體系所要求的文件應予以控制。文件控制的內容主要設計以下七個(gè)方面：①文件的批準；②文件的審批與更改；③文件狀態(tài)的識別；④可獲得相關(guān)文件的使用版本；⑤文件的識別；⑥外來(lái)文件的識別發(fā)放；⑦作廢文件的管理。
    針對質(zhì)量管理體系不同類(lèi)型的文件，其控制的內容和程序各不相同，對質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導書(shū)、表格、質(zhì)量計劃、內部規范等體系文件應進(jìn)行上述七個(gè)方面的控制。組織質(zhì)量管理體系外來(lái)文件一般有法律法規、標準、顧客提出的設計圖樣、技術(shù)資料、規章和維護手冊等相關(guān)文件，對這些文件只進(jìn)行④、⑥、⑦項的控制即可。
    記錄作為質(zhì)量管理體系的一種特殊文件，是提供符合要求和質(zhì)量管理體系有效運行的證據。由于記錄不得進(jìn)行更改，所以記錄的控制通常是規定就的標識、儲存、保護、檢索、保存期和處置等所需的控制，而不對其實(shí)施修改控制。當我們談到文件控制時(shí)，不僅僅是說(shuō)對其內容進(jìn)行更改就叫文件控制，上述①、②項外的的其他控制也是文件控制，即文件控制和文件受控是兩個(gè)不同的概念。
    三、文件受控和文件控制
    受控文件的重要特征是受組織控制并能對其進(jìn)行更改，文件控制則包括了4.2.3條款中a至f各項的控制。對于外來(lái)識別后需要列入體系的文件，組織一般只進(jìn)行識別、控制、分發(fā)和保存，并跟蹤外來(lái)文件的版本更新。這些是對文件的控制，但不能說(shuō)該文件受控。文件受控屬于文件控制，但文件控制并不一定是文件受控。文件控制包括組織可對其內容進(jìn)行更改的受控文件的控制和不要求對其內容進(jìn)行更改的非受控文件的控制。

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