采購信息及管理

來(lái)源：　時(shí)間：2011-11-08 13:45　點(diǎn)擊：

     GB／T 19001-2000標準第7.4.2條款對采購信息提出了下述要求：采購信息應表述擬采購的產(chǎn)品，適當時(shí)包括產(chǎn)品、程序、過(guò)程和設備的批準要求；人員資格的要求；質(zhì)量管理體系的要求。在與供方溝通前，組織應確保所規定的采購要求是充分與適宜的。
　　只有正確理解上述要求，才能確保采購信息準確適宜，保障采購質(zhì)量符合規定的要求。
　　一、什么是采購信息
　　所謂采購信息，可理解為采購所需的指令，即針對具體的采購對象提出具體的采購要求。
以制造業(yè)為例，原材料的采購信息一般涉及產(chǎn)品名稱(chēng)、規格、型號、單位產(chǎn)品用量、技術(shù)標準，而專(zhuān)用零部件的采購信息可能還會(huì )涉及產(chǎn)品圖樣或技術(shù)要求、生產(chǎn)能力、過(guò)程能力、檢驗試驗能力和必要時(shí)對質(zhì)量管理體系的要求等。對于軍工制造業(yè)，往往還要提出對加工制作程序（即工藝文件）的批準要求、關(guān)鍵／特殊過(guò)程的確認要求、產(chǎn)品的批準要求 （如設置質(zhì)量停止點(diǎn)的批準及產(chǎn)品放行的批準）等。對于醫院，時(shí)常會(huì )外聘專(zhuān)家對疑難病癥進(jìn)行會(huì )診。這種活動(dòng)當屬典型的采購行為，應當規定外聘專(zhuān)家所在醫院的級別和個(gè)人的資格、資歷等。
　　由于采購對象繁雜，不能一一表述。現以表一列出部分典型組織的典型采購活動(dòng)所涉及的采購信息，以供參考。
　　表一 典型組織的典型采購活動(dòng)所涉及的采購信息

采購對象	可能涉及的主要采購信息
	購買(mǎi)	專(zhuān)用零部件（一般制造業(yè)）	產(chǎn)品名稱(chēng)、產(chǎn)品圖樣或技術(shù)要求、生產(chǎn)能力、過(guò)程能力、監視和測量能力、質(zhì)量管理體系要求等。
	專(zhuān)用零部件（軍工制造業(yè)）	工藝流程及工藝文件的批準要求，過(guò)程的確認要求，產(chǎn)品放行（含質(zhì)量停止點(diǎn)）的批準要求，外加一般制造業(yè)的要求。
工序（如熱處理、機加工）	圖樣／規范／技術(shù)要求、設備能力、過(guò)程能力等。
設計	單位資質(zhì)、人員資格、設計程序等。
檢驗試驗	檢驗試驗項目，人員，檢驗、試驗規范，以及設備、環(huán)境要求等。
施工隊伍	單位資質(zhì)要求、人員及設備要求。
專(zhuān)家（如會(huì )診）	人員資格、資歷及能力要求。
兼職教師	人員資格、資歷及能力要求。
注：除制造業(yè)外，僅列舉了一種具有特色的采購活動(dòng)，并非全部。

    從表一可以看出，不同類(lèi)型的組織、不同的采購對象，其采購信息的內容有很大的差別。擬定采購信息時(shí)，應根據具體的采購對象進(jìn)行認真的分析和策劃，以確保采購信息充分、適宜。
　　二、采購信息的作用
　　1.組織評價(jià)和選擇供方的重要依據
　　7.4.1條款規定："組織應根據供方按組織的要求提供產(chǎn)品的能力評價(jià)和選擇供方。應
制定選擇、評價(jià)和重新評價(jià)的準則。"這里的"要求"和"能力"應是對產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)能力、過(guò)程能力、設備及人員等要求。這些"要求"和"能力"應具體、充分和適宜，能夠為制定選擇、評價(jià)和重新評價(jià)供方的準則提供依據，為實(shí)施選擇評價(jià)和重新評價(jià)供方的活動(dòng)提供依據。
　　2.組織編制采購文件的依據
　　在采購計劃、采購合同、質(zhì)量保證協(xié)議等采購文件中，很多內容均來(lái)自采購信息，如采購計劃中的采購數量是根據生產(chǎn)計劃與采購信息中的單元產(chǎn)品用量計算出來(lái)的，采購合同中的產(chǎn)品質(zhì)量所依據的標準來(lái)自采購信息，與供方簽訂的質(zhì)量保證協(xié)議中的產(chǎn)品質(zhì)量要求、圖樣、規范、過(guò)程能力及質(zhì)量管理體系要求等均是依據采購信息提出的。
　　3.供方按組織要求提供產(chǎn)品和服務(wù)的依據
　　充分適宜的采購信息可以向供方傳達組織的要求，使供方按照這些要求完善其管理和必備條件，以保證按要求提供產(chǎn)品和服務(wù)。
　　三、采購信息的管理
　　一般情況下，采購信息需要承載媒體。這就形成了文件。既然是文件，就應按文件控制程序對其進(jìn)行審批、發(fā)放和更新控制。
　　審批的重點(diǎn)是采購信息的充分性與適宜性。采購信息不僅要發(fā)放到組織的相關(guān)部門(mén)或人員，還應傳遞到相關(guān)供方。隨著(zhù)產(chǎn)品標準的更新，以及新工藝、新材料、新技術(shù)的應用，產(chǎn)品結構的變化、產(chǎn)品質(zhì)量要求的提升等，必須及時(shí)進(jìn)行采購信息的修訂和更新，以確保采購質(zhì)量滿(mǎn)足組織的要求。

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