政府機關(guān)推行iso9000管理體系的好處有:
● 內部管理職責分明、杜絕互相扯皮;
● 各部門(mén)建立可量化的目標,并與獎罰機制掛鉤;
● 可與其他信息化管理、局域網(wǎng)互相兼容,既有管理的提升、又可提高效率;
● 向外界證實(shí)管理運作的高效率、透明度、提升和改善政府形象;
● 與國際公認的管理標準接軌。
政府機關(guān)推行iso9000族與其管理特點(diǎn)有機統一,實(shí)現新的突破,具有如下特點(diǎn):
1、全面性。政府機關(guān)按照iso9000族標準建立、實(shí)施質(zhì)量管理體系,把人民群眾和上級政府機關(guān)作為自己的顧客,通過(guò)識別顧客要求,制定質(zhì)量目標,根據顧客要求和質(zhì)量目標要求,把產(chǎn)品實(shí)現過(guò)程——行政管理細化為許多子過(guò)程,將這些過(guò)程和影響過(guò)程結果的全部因素納入質(zhì)量管理體系,置于受控狀態(tài)。在橫向上,這些過(guò)程與政府機關(guān)全系統所有崗位一一對應,使這些過(guò)程活動(dòng)的管理達到有崗、有人、有責;在縱向上,對這些過(guò)程制定工作規范,規定“怎么做”、“做到什么”程度,形成縱橫交織,要求、目標、過(guò)程、崗位、人員、職責、規范高度統一,有機結合,全面完整的管理網(wǎng)絡(luò ),從而消除行政管理上的“空白點(diǎn)”,避免“管理缺位”現象。
2、制度化。長(cháng)期以來(lái),在政府機關(guān)的管理中,盛行的是“指示性管理模式”,即上級對下屬的領(lǐng)導與管理,主要靠不停的作指示;而下屬開(kāi)展工作,主要是遵從領(lǐng)導指示所體現的意圖。在這一模式中,領(lǐng)導指示是第一位的,制度是第二位的,無(wú)論是領(lǐng)導還是下屬,都可能把制度看作可任意取舍的因素。這種組織文化的后果之一,就是造成“制度懸空”現象。規章制度不少,甚至每開(kāi)展一項活動(dòng)就“健全”一批,每個(gè)新班子要“完善”一批,雖然不斷健全完善,但真正執行、落實(shí)的卻不多。致使行政管理始終難以真正走上制度化軌道。質(zhì)量管理體系只所以具有制度化的特點(diǎn),首先在于它是一個(gè)文件化的管理體系。政府機關(guān)質(zhì)量管理體系通過(guò)質(zhì)量手冊、程序文件、工作規范文件、記錄文件,將行政管理的全部要素、全部活動(dòng)和全部過(guò)程都以文件形式進(jìn)行規定,構成了文件化的質(zhì)量管理體系,為制度化奠定了有章可循的基礎。二是強調質(zhì)量管理體系文件的唯一性和權威性。政府機關(guān)行政管理的組織活動(dòng)和人員行為都必須處于受控狀態(tài),而這種受控只能來(lái)源于體系文件,不允許并防止非體系文件的控制規定和要求。其三,確立制度執行的“游戲規則”。執行是制度化的核心。在質(zhì)量管理體系中,文件是強制執行的制度,是任何情況下都要執行的制度,是任何人都要執行的制度。通過(guò)對組織活動(dòng)和人員行為的監測與評價(jià),凡不符合或不遵守文件要求的,都被視為不符合或不合格,要予以糾正,直至符合為止,從而在質(zhì)量管理體系中形成“制度遵從效應”。這樣,就有效地克服了有章不循、有制不依的隨意現象,確保行政管理的規范化和標準化,使制度化落到實(shí)處。
3、科學(xué)化。管理科學(xué)化是管理追求的目標和最高境界之一。而科學(xué)化的前題,在于把具象的管理對象抽象化,使其能夠運用理性分析工具,建立理論分析模型,獲得客觀(guān)性的認識。iso9000標準最有價(jià)值的理論意義,是將“過(guò)程”概念和“過(guò)程方法”運用于質(zhì)量管理體系,把形形色色、千差萬(wàn)別的具體管理對象,抽象為兩種形態(tài)的管理對象:體系與過(guò)程。任何質(zhì)量管理對象都是由過(guò)程構成的體系,對過(guò)程的識別,特別是通過(guò)對過(guò)程的輸入、資源轉換活動(dòng)和輸入信息的收集與利用,有助于人們對質(zhì)量管理體系由定性認識上升為量化認識,實(shí)現對質(zhì)量管理體系的有效控制。在這里,對過(guò)程的識別是關(guān)鍵。政府機關(guān)可以通過(guò)內部深入的分析,確定出自己的行政管理過(guò)程模式,合理地將其細分為各個(gè)子過(guò)程,并給出這些過(guò)程的輸入、資源轉換活動(dòng)和輸出的要求,為深化人們對政府機關(guān)行政管理的認識,掌握其內在的規律性提供了有效的認識分析框架。隨著(zhù)質(zhì)量管理體系運行實(shí)踐的深化和豐富,特別是通過(guò)對每個(gè)子過(guò)程輸入、活動(dòng)和輸出信息的收集與利用,這一分析框架,將大大提高政府機關(guān)行政管理的管理趨勢分析能力、效果預測能力和控制能力,促進(jìn)管理工作由定性管理向量化管理轉變,經(jīng)驗管理向科學(xué)管理轉變,同時(shí)也為管理工作計算機化開(kāi)辟了新的通道。
4、精準化。管理粗放是政府機關(guān)管理中普遍存在的共性問(wèn)題,在其行政管理領(lǐng)域中尤為突出。近些年來(lái),雖然采取了不少措施,如:崗位責任制、目標管理以及各種各樣的績(jì)效考核等等,但都未達到預期的效果,有效改變管理粗放的狀況。究其原因,從管理學(xué)的角度看,主要是沒(méi)有找到實(shí)現轉變的有效路徑和方法。所謂管理粗放,實(shí)質(zhì)上就是管理失控或控制不力。而之所以管理失控,在于控制沒(méi)有達到一定的精確性和準確性。政府機關(guān)要克服“管理粗放”問(wèn)題,應有一條有效的路徑和方法:一是管理細分。即依照“過(guò)程方法”的原則,正確地把握體系與過(guò)程的關(guān)系,將管理對象合理地細分為具有目標意義的過(guò)程和子過(guò)程,變體系控制為過(guò)程或子過(guò)程控制,實(shí)現細化控制。二是程序控制。按照程序化原則,建立過(guò)程的程序,對體系的每個(gè)過(guò)程和子過(guò)程實(shí)行程序化控制。從而保證實(shí)現對過(guò)程控制的目標。三是可追溯性控制。即對程序控制的關(guān)鍵環(huán)節,保留可追溯記錄,使對結果不合格可依據記錄逐級向上追溯,找出不合格發(fā)生的環(huán)節,并追究責任。
5、整體優(yōu)化性。推諉扯皮,相互掣肘,是“機關(guān)病”的頑癥之一。如有的政府機關(guān)中分局之間、部門(mén)之間、崗位之間缺乏銜接與溝通,存在著(zhù)你管你的,我管我的,造成漏管、漏查現象;有的擅權、越權辦事,形成有的事沒(méi)人管,有的事?tīng)幹?zhù)管等。顯然,這種“機關(guān)病”如不能有效地克服,將影響質(zhì)量管理體系的有效性。政府機關(guān)在建立質(zhì)量管理體系的過(guò)程中,可以從三個(gè)方面解決這一問(wèn)題。其一,高度重視崗位職責的合理分配,力求做到崗位明確,職責清晰,責任分明,防止因崗位職責不清、工作責任不明而產(chǎn)生的功能性?xún)群摹F涠⒏叨戎匾曔^(guò)程接口的設計,通過(guò)認真梳理業(yè)務(wù)流程,系統識別每個(gè)過(guò)程的輸入、輸出和活動(dòng),確保過(guò)程接口的相容性,防止過(guò)程活動(dòng)中產(chǎn)生的運行性?xún)群摹F淙叨戎匾暷繕梭w系的優(yōu)化分解,通過(guò)目標的導向作用,促進(jìn)質(zhì)量管理體系運行的整體優(yōu)化。
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