談?wù)劇皩徍俗C據”的誤區

    當前，在以ISO 9000為代表的管理體系認證的實(shí)施過(guò)程中，相當程度地存在表面化、形式化、教條化問(wèn)題，這不僅削弱了管理體系標準在組織管理中應發(fā)揮的作用，也影響了社會(huì )和組織對認證的認知程度和認證的聲譽(yù)。造成這一問(wèn)題的原因是多方面的，其中之一是：相當一部分審核人員對審核證據的認識陷人了誤區，使得貫標組織不得不大量做表面文章。
    ISO 9001：2000和ISO 19011：2000標準指出，審核證據是“與審核準則有關(guān)的并且能夠證實(shí)的記錄、事實(shí)陳述或其他信息”，但在很多審核員的認識中，記錄變成了審核證據的代名詞，甚至一些不能被證實(shí)的記錄也被擴大為審核證據。
    早些年的認證行業(yè)有這樣一句話(huà)：寫(xiě)我所做、做我所寫(xiě)、記我所做。目前，這種說(shuō)法已經(jīng)落后，甚至是錯誤的，說(shuō)白了就是要求組織用文字規定并記載自己的管理活動(dòng)。如果只是把自己的做法寫(xiě)下來(lái)，形成所謂”文件規定”，再按‘文件規定”做，這對組織的管理有多大意義？如果做的都要記下來(lái)，那么組織要花多少精力在這樣的“記錄”上，認證豈不變成了”文字游戲”？
    導致審核員把記錄當成惟一審核證據的另一個(gè)原因是：許多人總認為“白紙黑字”比較可靠，而口說(shuō)當然無(wú)憑。記錄的優(yōu)點(diǎn)是一目了然，獲取這樣的審核證據對審核員來(lái)講相對容易。相比之下，ISO 19011：2002標準指出的收集信息方法，如面談（可獲取事實(shí)陳述），需要審核員有清晰的邏輯思維，如對活動(dòng)的觀(guān)察（可獲取其他信息），需要審核員有敏銳的專(zhuān)業(yè)眼光，但這恰恰是很多審核員最為欠缺的。
    筆者見(jiàn)過(guò)很多審核員出具的不符合項報告，多數寫(xiě)道，“提供不出做了某項工作的證據”（受審核方?jīng)]有提供審核員希望的記錄）。出具這類(lèi)報告的審核員沒(méi)有明確自己究竟需要什么樣的“審核證據”。確實(shí)，受審核方有按照審核員的求證要求提供審核證據的責任，但很多審核員卻把這項屬于自己的責任強加給受審核方，要其主動(dòng)舉證證實(shí)自己做了某項工作。
    雖然一些體系認證標準要求組織“應建立并保持記錄，以提供符合要求和質(zhì)量管理體系有效運行的證據”（ISO 90（）：2000標準4M4條），“組織應保存記錄，在對其體系及自身適宜時(shí)，用來(lái)證明符合本標準的
    要求”（ISO lapel：1996標準453條），但從標準要求的角度看，這些必須保持的記錄僅限于標準條款中所要求的那些方面。筆者認為，這些標準要求的記錄總體上偏重于檢查和處置活動(dòng)中有關(guān)信息的記錄，希望藉此便干外界了解組織發(fā)現改進(jìn)機會(huì )和實(shí)施改進(jìn)的狀況。通常，組織會(huì )保持某些必須的記錄，法律法規（包括其他組織必須遵守的要求）也可能會(huì )提出一些保持記錄的要求。因此，審核員不應要求受審核方提供超出上述范疇的記錄，否則只能驅使組織為迎合審核員的“口味’而把記錄的種類(lèi)和數量不斷膨脹，最終走到“凡事要留下痕跡”的極端。

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