記錄：過(guò)程的軌跡

    人類(lèi)自覺(jué)改造世界的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，是利用各種資源實(shí)現價(jià)值增值的過(guò)程。要實(shí)現價(jià)值增值的目的，過(guò)程必須具備三個(gè)特征：可控制，可改進(jìn)，可追溯。這三個(gè)特征的實(shí)現，必須依賴(lài)記錄，記錄是通過(guò)客觀(guān)描繪"過(guò)程的軌跡"，使過(guò)程可控制、可改進(jìn)、可追溯。
    記錄時(shí)過(guò)程可控制的基礎
    管理體系采用過(guò)程的方法，推崇過(guò)程管理的模式。要有好的結果，必須通過(guò)控制控制過(guò)程實(shí)現既定的目標。可控制，就是為了確保過(guò)程達到預期目的，必須對過(guò)程的運行情況進(jìn)行控制。控制是依據控制標準與過(guò)程的實(shí)際運行情況進(jìn)行對照，發(fā)現問(wèn)題并進(jìn)行糾正的活動(dòng)。過(guò)程的實(shí)際運行情況是靠測量實(shí)現的，過(guò)程測量會(huì )形成過(guò)程的有關(guān)記錄，如生產(chǎn)過(guò)程中各種工藝參數的記錄等。當所記錄的過(guò)程參數超出設定的控制標準后，應立即糾偏，以確保過(guò)程在設定的范圍內運行。因此，過(guò)程的記錄要完整。它可能是對過(guò)程的實(shí)時(shí)連續記錄，也可能是對重要的監測點(diǎn)進(jìn)行記錄，隨意產(chǎn)生的記錄往往不能產(chǎn)生預期效果。
    目前，很多企業(yè)在管理中仍然存在相當多的隨意性，對一些重要管理活動(dòng)缺乏策劃，沒(méi)有落實(shí)相應的管理程序與要求，沒(méi)有形成充足的證據，即記錄。沒(méi)有記錄，就無(wú)法對過(guò)程進(jìn)行控制，管理活動(dòng)就會(huì )有較大的隨意性，就會(huì )出現一些失控的"死角和交叉帶"。因此，對活動(dòng)記錄的完善是體系建設的基礎工作之一。
    記錄是過(guò)程可改進(jìn)的前提
    持續改進(jìn)是管理體系的基本要求，實(shí)現體系持續改進(jìn)的微觀(guān)基礎是實(shí)現對每個(gè)過(guò)程的改進(jìn)。對體系和對過(guò)程的改進(jìn)都是通過(guò)PDCA循環(huán)實(shí)現的，即通過(guò)計劃、執行、檢查、處置四個(gè)環(huán)節形成一個(gè)管理閉環(huán)，形成一個(gè)連續的過(guò)程鏈，上一個(gè)環(huán)節是下一個(gè)環(huán)節的輸入。從管理改進(jìn)是一種管理決策，有效地決策必須建立在數據和信息分析的基礎上。基于事實(shí)的決策，首先要有基于記錄的事實(shí)。
    從很多企業(yè)的情況看，用于管理改進(jìn)的記錄不是太多，太繁瑣的問(wèn)題，而是不全面、不完整、不規范的問(wèn)題。精細化管理較之以前的粗放管理可能是一種"繁瑣"，但經(jīng)過(guò)梳理、規范和系統化后，將逐漸顯現其效應。首先，要達到每個(gè)流程都清晰的設計和使用必要的記錄；然后，是記錄數量和格式內容的改進(jìn)與精簡(jiǎn)，數據信息系統化，數據采集自動(dòng)化，有效信息共享化，重要信息安全化。這些目標有助于過(guò)程的改進(jìn)和完善。
    記錄是過(guò)程可追溯的保證
    可追溯是通過(guò)建立過(guò)程與記錄的映射關(guān)系，通過(guò)記錄反映過(guò)程運行的特征。可追溯特征也是可控制和改進(jìn)的基礎。可追溯的作用包括兩個(gè)方面：一是確保過(guò)程在出現問(wèn)題之后采取形影的措施，二是對出現問(wèn)題的過(guò)程進(jìn)行責任追究。第一個(gè)方面的作用是通過(guò)控制與改進(jìn)實(shí)現的，第二個(gè)方面的作用在于對過(guò)程的操作者和管理者產(chǎn)生一定的約束作用，促使其嚴格按照過(guò)程要求進(jìn)行操作和管理。
    記錄還是"盡職盡責"的證據，工作完成得好，它是業(yè)績(jì)的記載；工作除了紕漏，它是"免責"的依據。例如，在一個(gè)無(wú)人難題的責任認定中，有些記錄的缺失，成了一些人心中永遠的痛。雖然盡了應盡的職責，做出了正確的判斷，并表達了自己的決策意見(jiàn)和建議，但因為沒(méi)有留下記錄，查無(wú)證據，不得不接受處罰。在工作中、活動(dòng)中留下關(guān)鍵證據（記錄）的重要性和必要性，已被越來(lái)越多的人認識和利用。

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