采購過(guò)程的控制

    組織采購的原輔材料及配套件、添加劑等產(chǎn)品直接影響外供產(chǎn)品質(zhì)量。因此，對組織的采購過(guò)程必須實(shí)施嚴格控制。
    采購過(guò)程控制的主要目的
    GB/T19001－2000標準7.4.1提出“組織應確保采購的產(chǎn)品符合規定的采購要求。”這里的“規定的采購要求”，應包括采購產(chǎn)品固有特性的要求，例如采購產(chǎn)品的功能和性能的要求，可以是產(chǎn)品的規格、型號、等級及相關(guān)質(zhì)量特性等要求，也可以包括賦予特性的要求（如交貨期、價(jià)格及售后服務(wù)等項要求）。對采購過(guò)程實(shí)施控制的主要自的就是使采購產(chǎn)品能夠滿(mǎn)足組織對以上固有特性和賦予特性的要求。對采購產(chǎn)品的控制，是組織對產(chǎn)品實(shí)施控制的源頭，是組織向顧客提供合格產(chǎn)品的基本保證。
    那么，如何對采購過(guò)程進(jìn)行控制才能實(shí)現以上目的?GB/T19001－2000標準7.4.1明確提出，’‘組織應根據供方按組織的要求提供產(chǎn)品的能力評價(jià)和選擇供方。”這就是要求組織應將對產(chǎn)品質(zhì)量控制的手段前移到對采購產(chǎn)品的供貨源頭，對供方實(shí)l施控制，要求供方具備長(cháng)期穩定地g提供合格產(chǎn)品的能力，從而使本組織采購的產(chǎn)品能夠符合規定的采購要求。
    采購過(guò)程的識別、確定
    采購本身是過(guò)程，同時(shí)也存在若干子過(guò)程。這些過(guò)程都存在輸人、轉換和輸出，每個(gè)過(guò)程都存在過(guò)劇的目標和相關(guān)要求。只有對采購則全過(guò)程和若干子過(guò)程實(shí)施控制才曉實(shí)現對采購產(chǎn)品實(shí)施控制的目的。
    組織對采購過(guò)程的控制應適則組織實(shí)際運作的需要，組織的規模和采購產(chǎn)品不同，控制的過(guò)程可能有較大的差異，但通常情況下，組織的采購過(guò)程可以包括以下子過(guò)程：
    1.確定采購產(chǎn)品的需求
    組織根據生產(chǎn)的需要，可以確E定采購產(chǎn)品的種類(lèi)和特性，提出采購產(chǎn)品清單或以適宜的其他方式表述。
     這種采購產(chǎn)品的需求，必須根據組織實(shí)施運作需要的方式提出。在大多數批量或小批量輪番生產(chǎn)的I組織，可以在某階段內，例如一年或對年時(shí)間內，在盤(pán)查庫存的基礎上，貼出需要購人的采購產(chǎn)品名錄。在剛某一工程項目進(jìn)行一次性施工的限筑施工組織，也應在確定施工項目之后，在施工準備階段提出本項工程所需的采購產(chǎn)品清單，并完成目供方的調查和評價(jià)，選擇好合格四方，為具體實(shí)施采購做好準備。
    值得注意的是，采購產(chǎn)品的需際和采購產(chǎn)品清單的提出，以及后用的對供方的調查、評價(jià)和選擇，都民為能夠及時(shí)采購到合格產(chǎn)品而做出準備。“工欲善其事，必先利其回”。在采購計劃下達前，對擬采購品的供方進(jìn)行調查、評價(jià)，并選擇確定合格的供方。在采購計劃下達后，可按采購計劃的要求，立即到已確定的合格供方采購合格產(chǎn)品，而采購計劃則是實(shí)施采購的指令。如果采購計劃下達后，再對供方進(jìn)行調查和評價(jià)則會(huì )影響采購活動(dòng)的順利進(jìn)行。因此，在多數情況下，采購產(chǎn)品清單的提出和具體執行采購任務(wù)的采購計劃還是有所區別的。
    2 .對采購產(chǎn)品實(shí)施重要度分級。
    GB/T19001－2000標準7.4.1提出：“對供方及采購的產(chǎn)品控制的類(lèi)型和程度應取決于采購的產(chǎn)品對隨后的產(chǎn)品實(shí)現或最終產(chǎn)品的影響”。這就明確提出了本組織采購的產(chǎn)品對產(chǎn)品實(shí)現過(guò)程和最終產(chǎn)品的影響程度是不同的。有的采購產(chǎn)品對最終產(chǎn)品將起到至關(guān)重要的作用，有的采購產(chǎn)品可能對最終產(chǎn)品或后續活動(dòng)的影響無(wú)關(guān)緊要。例如，生產(chǎn)不銹鋼水杯的組織，采購的產(chǎn)品有不銹鋼的鋼材和包裝時(shí)使用的塑料薄膜。對這兩種采購產(chǎn)品而言，不銹鋼的鋼材對水杯的質(zhì)量特性將起到重要作用，而起保護作用的包裝盒內的塑料薄膜，對產(chǎn)品質(zhì)量的影響則是很小的。組織應針對以上采購產(chǎn)品的重要程度，將不銹鋼的鋼材列
人重要的采購產(chǎn)品實(shí)施重點(diǎn)監控，而對塑料薄膜實(shí)施一般控制即可。
    因此，組織應什對采購產(chǎn)品清單，按采購產(chǎn)品對最終產(chǎn)品或后續產(chǎn)品實(shí)現影響的重要程度劃分級別。可分為關(guān)鍵、重要和一般的采購產(chǎn)品或按組織的實(shí)際需要劃分。一般情況下，組織的關(guān)鍵采購產(chǎn)品往往是少數的，重要的采購產(chǎn)品也不一定占有較大數量。組織可以集中主要精力控制關(guān)鍵和重要的采購產(chǎn)品，對大量的一般采購產(chǎn)品實(shí)施一般控制，從而大大提高組織對采購產(chǎn)品實(shí)施控制的效果。
    3.提出供方預選名單
    組織應針對關(guān)鍵和重要的采購產(chǎn)品，提出每種采購產(chǎn)品的預選供方名單，對這些列人預選的供方分別進(jìn)行調查和評價(jià)，進(jìn)行充分比較，做到“貨比三家”，從而選擇質(zhì)量好。價(jià)格合理、服務(wù)周到的供方作為組織的供貨來(lái)源。同時(shí)，在選擇和比較過(guò)程中也可以形成供方的競爭機制。通過(guò)供方的竟爭，可以采購到價(jià)格更加低廉的產(chǎn)品，從而降低產(chǎn)品成本，獲得更多的利益。
    值得注意的是，有的組織對采購產(chǎn)品，無(wú)論是關(guān)鍵、重要的采購產(chǎn)品，還是一般的采購產(chǎn)品，都沒(méi)有提出預選的供方。對采購的某種產(chǎn)品，只是提出由一家供貨，并對一家供方進(jìn)行調查，確定一家供方為合格供方。這樣，如何能做到”貨比三家”，形成供方的競爭機制而使組織獲利呢？這種做法很可能偏離GB/T19001－2000標準7.4.1條款的要求，而使組織對供方的選擇流于形式，何談對采購過(guò)程實(shí)施控制的有效性呢？供方的市場(chǎng)也是動(dòng)態(tài)的，供方本身也不是一成不變的，為確保本組織能長(cháng)期穩定地采購到符合要求的產(chǎn)品，應隨時(shí)對供方進(jìn)行評價(jià)和選擇。
    4. 對預選供方進(jìn)行調查、評價(jià)和選擇
    根據采購產(chǎn)品清單中需采購的產(chǎn)品及按重要度分級要求，對提供關(guān)鍵和重要采購產(chǎn)品的供方，參照組織已確定的采購信息要求進(jìn)行質(zhì)量保證能力的調查、評價(jià)和選擇。調查的內容應包括供方相關(guān)人員的能力、技術(shù)水平和資格要求等；還包括供方的設備能力二工藝水平、檢驗和試驗能力、合格原材料的供應能力。生產(chǎn)環(huán)境的保證能力等；同時(shí)地應包括供方的自我調控和改進(jìn)提高的能力、產(chǎn)品實(shí)物質(zhì)量、產(chǎn)品價(jià)格及售后服務(wù)和信譽(yù)情況等內容。通過(guò)調查，對供方作出總體評價(jià)，并進(jìn)行選擇。合格供方清單應經(jīng)過(guò)授權人批準，并按受控文件管理。
    對供方調查的方式應根據采購的不同產(chǎn)品及供方的具體情況具體確定，切不可以某種統一的模式進(jìn)行。例如：
    （1）可以采取試用的方式進(jìn)行。經(jīng)過(guò)使用認為供方的產(chǎn)品可以滿(mǎn)足本組織的需要，同時(shí)應對供方的相關(guān)質(zhì)量保證能力進(jìn)行調查評價(jià)，以確保供方有能力長(cháng)期穩定地提供合格產(chǎn)品。
    （2）根據采購產(chǎn)品的質(zhì)量水平和信譽(yù)程度以及產(chǎn)品的品牌，直接將其確定為合格供方，如采購德國的西門(mén)子電器產(chǎn)品、我國寶鋼生產(chǎn)的鋼材等產(chǎn)品，不必進(jìn)行質(zhì)量保證能力的調查和評價(jià)。
    （3）對新列人采購名單的供方或了解不夠深人的供方，應按對供方調查和評價(jià)的內容進(jìn)行，并依據組織制定的《對供方調查、評價(jià)和重新評價(jià)準則》的規定進(jìn)行調查和評價(jià)，對判定合格的供方列人合格供方名單。
    組織在采購過(guò)程中，有的采購產(chǎn)品可能直接從商貿公司進(jìn)貨。在這種情況下，組織對供方的調查和評價(jià)，可以是既評“商”又評“廠(chǎng)”。評價(jià)商貿公司的信譽(yù)是否可以長(cháng)期穩定經(jīng)銷(xiāo)貨真價(jià)實(shí)的產(chǎn)品，是否存在經(jīng)銷(xiāo)假。冒、偽、劣產(chǎn)品的劣跡等。但更重要的是評“廠(chǎng)”。應根據相關(guān)信息，追溯到采購產(chǎn)品的直接生產(chǎn)廠(chǎng)家。
    5.在合格供方采購產(chǎn)品
    合格供方的產(chǎn)生一般應屬組織采購計劃下達前的準備工作。在具體實(shí)施采購時(shí)，應根據采購計劃的安排，到合格供方進(jìn)行采購進(jìn)貨。但組織可能發(fā)生“緊急采購”的情況。也就是已列人合格供方的組織由于某些特殊情況不能按正常情況進(jìn)行供貨。在這種情況下，對新的供方進(jìn)行調查和評價(jià)，在時(shí)間上已來(lái)不及了，因此組織應作出“緊急采購”的具體規定。例如對‘緊急采購”的供方通過(guò)授權人員的批準，取代對合格供方的調查；對“緊急采購”產(chǎn)品應做好標識，以便發(fā)生不合格時(shí)進(jìn)行跟蹤更換等。同時(shí)還需要注意做好合格供方的繼續調查和評價(jià)。
    6.調查、評價(jià)和再評價(jià)的記錄
    GB/T19001—2000標準第7.4.1條款提出，評價(jià)結果及評價(jià)引起的任何必要措施的記錄應予保持。因此，這些記錄應屬于對采購過(guò)程實(shí)施有效控制的組成部分。這些記錄可以包括對供方質(zhì)量保證能力的調查、評價(jià)和批準合格供方的相關(guān)記錄，以及對供方再評價(jià)的記錄；也可以包括通過(guò)對供方的調查和評價(jià)提出的相關(guān)措施的記錄。例如對供方提出限期改進(jìn)的要求，組織嚴格進(jìn)貨檢驗的規定，以及在供方不能滿(mǎn)足本組織要求的情況下，從合格供方名單中除名的決定等記錄。
    “采購產(chǎn)品的驗證”和‘’對合格供方的重新評價(jià)”子過(guò)程從略。
    評價(jià)、選擇和重新評價(jià)的準則
    GB/T19001—2000標準7.4.1條款明確提出：“應制定選擇、評價(jià)和重新評價(jià)的準則。”這一準則是對供方進(jìn)行調查、評價(jià)和選擇以及重新評價(jià)的依據。因此，組織應對此作出具體安排。通常情況下，這一準則可以包括如下內容：
    對供方進(jìn)行調查、評價(jià)和選擇的主要目的；
    對供方調查、評價(jià)和選擇的主要職責和權限，其中可以包括調查人員，參與評價(jià)的部門(mén)，合格供方的授權批準等職責和權限的規定；
    調查的主要內容及要求；調查評價(jià)的步驟安排；
    調查評價(jià)方法的規定及說(shuō)明；合格供方的判斷；
    當供方不能滿(mǎn)足要求時(shí)的處理意見(jiàn)；
    再評價(jià)的時(shí)機、方法和要求；記錄要求。
    采購信息
    GB/T19001—2000標準7.4.2條款提出，采購信息應表述擬采購的產(chǎn)品。因此，采購信息是對采購產(chǎn)品的要求和采購的依據。特別是7.4.2a條款提出了“產(chǎn)品、程序、過(guò)程和設備的批準要求。”這就明確提出了這些要求是由組織批準后，由采購人員代表本組織向供方提出的要求。對組織的采購信息作出明確的規定，有助于確保采購產(chǎn)品的質(zhì)量。
    不同的采購產(chǎn)品，應有不同的采購要求。什對組織的實(shí)際需要，適當時(shí)，采購信息主要內容可包括：
    1.產(chǎn)品的批準要求。例如，對采購產(chǎn)品的質(zhì)量特性要求，可以包括產(chǎn)品功能和性能特性的要求，提出采購產(chǎn)品的驗收準則，規定采購產(chǎn)品的規格、型號、等級以及應滿(mǎn)足的相應產(chǎn)品標準和產(chǎn)品規范等內容。對重要的采購產(chǎn)品，也可能提出對構成采購產(chǎn)品的原材料的批準要求，以及產(chǎn)品“緊急放行”和出現不合格時(shí)的批準要求等。
    2.程序的批準要求。在采購過(guò)程中，有很多需要組織和供方共同遵守的程序。這些程序在組織實(shí)施采購之前雙方達成共識，可以減少不必要的糾紛，避免給供需雙方造成不必要的損失。例如，在采購過(guò)程中雙方應嚴格遵守《產(chǎn)品交付程序》，其中可以包括采購產(chǎn)品交付的步驟、方法、存放地點(diǎn)、產(chǎn)品標識、產(chǎn)品防護、采購產(chǎn)品說(shuō)明和相關(guān)文件的要求，以及雙方需簽署的交接手續等。特別應注意對產(chǎn)品交付過(guò)程中的產(chǎn)權轉移作出明確的界定，以避免造成雙方不必要的糾葛。這些采購程序的要求，還可以包括《采購產(chǎn)品的讓步接收程序》、《不合格品處理程序》、《供需雙方糾紛處理程序》等。
    3．過(guò)程的批準要求。對于某些重點(diǎn)工程以及航天、核能、軍工等領(lǐng)域，針對重要的采購產(chǎn)品可能提出過(guò)程的批準要求。例如，產(chǎn)品的加工工藝流程，要求供方必須嚴格遵守。產(chǎn)品加工中不能漏掉某些工序，生產(chǎn)和服務(wù)提供中必須按批準的作業(yè)文件操作。執行的工藝要求如發(fā)生變更，應由組織批準后實(shí)施。特別是產(chǎn)品形成中的關(guān)鍵過(guò)程、重要過(guò)程及需要確認的過(guò)程的控制，對過(guò)程能力的有關(guān)要求等，都應嚴格按組織的批準要求實(shí)施。對檢驗和試驗過(guò)程更應嚴格按組織的批準要求操作，其中可以包括驗證點(diǎn)和停止點(diǎn)的設置，檢驗方法、步驟及對接收準則的批準要求等項內容。這些要求未經(jīng)本組織批準，不得作任何變更。
    4 設備的批準要求。對重要的采購產(chǎn)品，使用組織批準的加工設備可以確保采購產(chǎn)品的質(zhì)量。一旦發(fā)生加工設備的變更，包括設備的規格、型號的變更都可能影響采購
采購產(chǎn)品加工設備的變更，應由本組織批準后實(shí)施。特別是對關(guān)鍵過(guò)程和特殊過(guò)程使用的設備，更應由組織批準。組織對必要的工藝裝備也可能提出批準要求。
    5.人員資格的要求。根據采購產(chǎn)品的需求，組織可能對供方人員能力、操作水平及人員資格提出要求。例如，供方人員的技術(shù)能力、操作人員持證上崗等要求。
    6.質(zhì)量管理體系要求。對重要的供方、大批量采購產(chǎn)品的供方或長(cháng)期合作的供方等，組織可能提出質(zhì)量管理體系的全面要求，要求供方按GBH 19001MO（llfi準建立并保持質(zhì)量管理體系；要求通過(guò)質(zhì)量管理體系認證，獲得認證合格證書(shū)，或由組織實(shí)施第二方質(zhì)量管理體系審核，在滿(mǎn)足組織審核要求的前提下，方可作為本組織的合格供方。
    對以上采購信息，應根據組織的實(shí)際需要向供方提出要求。這些采購信息都屬于標準742條款提出的“適當時(shí)”O在組織認為某項要求沒(méi)有必要，或不需要向供方提出，也不會(huì )影響采購產(chǎn)品質(zhì)量時(shí)，則可以不納人采購信息之中向供方提出要求。
    GB/T19001—2000標準7.4.2條款還明確提出，在與供方溝通前，組織應確保所規定的采購要求是充分與適當的。這就要求組織在向供方提出采購產(chǎn)品要求亡前，進(jìn)行較充分的評審，以確保對供方提出的要求是全面的，是適用的。
    采購產(chǎn)品的驗證
    1.采購產(chǎn)品驗證的方式
   GB/T19001—2000標準7.4.3條款提出，組織應確定并實(shí)施檢驗或其他必要的活動(dòng)，以確保采購的產(chǎn)品滿(mǎn)足規定的采購要求。這就要求組織應針對本組織采購產(chǎn)品的特點(diǎn)，對采購產(chǎn)品的驗證方式作出安排。驗證的目的是確保采購產(chǎn)品滿(mǎn)足現定的采購要求。一般情況下，組織對采購產(chǎn)品的驗證，存在以下幾種情況，見(jiàn)下圖：

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